POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

Jad Sawaya (Québec), Services Immobiliers inc. (ci-après, le « Jad Sawaya - QUÉBEC ») offre un environnement Web sécurisé à ses internautes.

Jad Sawaya - QUÉBEC est régi par la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1) (ci-après, la « Loi ») et à ce titre Jad Sawaya - QUÉBEC s'efforce de maintenir la plus haute qualité normes de confidentialité à l'égard des renseignements personnels qui lui sont fournis par ses clients, fournisseurs et autres entreprises dans le cadre de ses activités de courtage immobilier, incluant sans s'y limiter, par l'intermédiaire du site Internet de Jad Sawaya - QUÉBEC (le « Site Internet »), ses réseaux sociaux réseaux, ses publicités et pour les besoins de ses systèmes de Gestion de la Relation Client (CRM) et de Gestion Electronique de Documents (GED), conformément à ses obligations en vertu de la Loi.

Qu’entend-on par « informations personnelles » ?

Les informations personnelles sont des informations concernant une personne physique qui permettent, directement ou indirectement, de l'identifier. Un document écrit, une image, une vidéo ou un enregistrement sonore peut contenir des informations personnelles. Dans le cadre de ses activités professionnelles, Jad Sawaya - QUÉBEC peut recueillir des renseignements personnels tels que le nom, l'adresse du domicile, la date de naissance, les renseignements sur les pièces d'identité, le numéro d'assurance sociale, les renseignements sur les revenus, l'état civil, etc. Les principes de protection énumérés ci-dessous s'appliquent à tous les renseignements personnels recueillis par Jad Sawaya - QUÉBEC.

Les principes de protection énumérés ci-dessous s'appliquent à la collecte, à l'utilisation et à la transmission des informations personnelles que les internautes peuvent fournir dans le cadre de l'utilisation du Site Internet.

1. Responsabilité

Jad Sawaya - QUÉBEC est responsable de la protection des renseignements personnels qu'elle détient dans le cadre de ses activités de courtage immobilier. À cette fin, Jad Sawaya - QUÉBEC a adopté une politique de confidentialité ainsi que des politiques et pratiques en matière de gouvernance des renseignements personnels dont le but est d'encadrer la collecte, l'utilisation, la communication, la conservation et la destruction des renseignements personnels.

 

2. Collecte de renseignements personnels

Jad Sawaya - QUÉBEC ne recueille que les renseignements personnels nécessaires à l'exercice de ses activités de courtage immobilier. Par exemple, ces renseignements peuvent être recueillis aux fins de la réalisation d'une transaction immobilière, de la tenue de dossiers, du suivi de l'exercice professionnel par l'Organisme d'autoréglementation du courtage immobilier du Québec (OACIQ) ou à toute autre fin déterminée par Jad Sawaya - QUÉBEC et porté à la connaissance de la personne dont le consentement est demandé.

Jad Sawaya - QUÉBEC invite les membres de son personnel, son équipe ou tout adjoint administratif, selon le cas, à expliquer en termes simples et clairs à la personne concernée les raisons de la collecte de ses renseignements personnels et à s'assurer qu'ils comprennent.

Aux fins de collecte de renseignements personnels, Jad Sawaya - QUÉBEC encourage les membres de son personnel, son équipe ou tout adjoint administratif, selon le cas, à utiliser les formulaires standardisés développés par l'OACIQ.

Jad Sawaya - QUÉBEC peut également recueillir des renseignements personnels verbalement lors de correspondances avec les personnes impliquées dans une transaction ou par le biais de divers documents soumis dans le cadre d'une transaction immobilière (identification, documents financiers, procurations, etc.).

 

3. Utilisation et divulgation des informations personnelles

Les renseignements personnels sont utilisés et communiqués aux fins pour lesquelles ils ont été collectés et avec le consentement de la personne concernée. Dans certains cas prévus par la loi, les informations personnelles peuvent être utilisées à d'autres fins, par exemple pour détecter et prévenir une fraude ou pour fournir un service à une personne.

Jad Sawaya - QUÉBEC peut être amené à communiquer des renseignements personnels à des tiers, par exemple des fournisseurs, cocontractants, sous-traitants, agents, assureurs (tels que le Fonds d'assurance responsabilité professionnelle du courtage immobilier du Québec [FARCIQ], le Fonds d'indemnisation du courtage immobilier du Québec [FICI]), des professionnels, des institutions financières ou de vérification de crédit, des fournisseurs de systèmes de gestion électronique de documents (GED) et d'autres organismes de réglementation, ou à l'extérieur du Québec.

Jad Sawaya - QUÉBEC peut, sans le consentement de la personne concernée, communiquer des renseignements personnels à un tiers si une telle communication est nécessaire à l'exécution d'un mandat ou d'un contrat de service ou d'affaires. Dans ce cas, Jad Sawaya - QUÉBEC devra rédiger un mandat ou un contrat écrit dans lequel il indiquera les mesures que son mandataire doit prendre pour assurer la protection des renseignements personnels qui lui sont confiés, pour s'assurer qu'ils soient utilisés uniquement dans le cadre de l'exécution du mandat ou du contrat et qu'il soit détruit une fois le mandat ou le contrat terminé. Le cocontractant doit également s'engager à coopérer avec Jad Sawaya - QUÉBEC en cas de violation de la confidentialité des renseignements personnels.

Avant de communiquer des renseignements personnels hors du Québec, Jad Sawaya - QUÉBEC prend en compte la sensibilité des renseignements, la fin pour laquelle ils doivent être utilisés et les mesures de protection qui seront en place à l'extérieur du Québec. Jad Sawaya - QUÉBEC communiquera un renseignement personnel à l'extérieur du Québec seulement si son analyse démontre qu'il bénéficiera d'une protection adéquate à l'endroit où il sera communiqué.

 

4. Conservation et destruction des informations personnelles

Une fois remplies les fins pour lesquelles les renseignements personnels ont été recueillis ou utilisés, Jad Sawaya - QUÉBEC doit les détruire, sous réserve d'une période de conservation prévue par la loi. À cet égard, les obligations professionnelles de Jad Sawaya – QUÉBEC lui imposent de conserver ses dossiers pendant au moins six (6) ans suivant leur fermeture définitive.

 

5. Mesures de sécurité

Lors de la collecte, de l'utilisation, du stockage et de la destruction de renseignements personnels, Jad Sawaya - QUÉBEC applique les mesures de sécurité nécessaires pour protéger la confidentialité des renseignements personnels. Les données personnelles recueillies seront stockées sur des serveurs et dans des systèmes électroniques de gestion de données équipés de mécanismes et utilisant des normes de protection reconnues pour assurer la sécurité des renseignements personnels fournis à Jad Sawaya - QUÉBEC par ses clients, fournisseurs et autres entreprises dans le cadre de ses activités. les activités de courtage immobilier, notamment mais sans limitation, à travers le Site Internet, ses réseaux sociaux, ses publicités et pour les besoins de ses systèmes de Gestion de la Relation Client (CRM) et de Gestion Electronique de Documents (GED), conformément à ses obligations en vertu de la Loi.

Incident de confidentialité

Un incident de confidentialité est tout accès, utilisation ou divulgation de renseignements personnels non autorisé par la Loi, ou toute perte de renseignements personnels ou toute autre atteinte à la protection des renseignements personnels.

Jad Sawaya - QUÉBEC a établi un protocole de gestion d'un incident de confidentialité qui identifie les personnes qui assistent le responsable de la protection de la vie privée et précise les actions concrètes à poser en cas d'incident. Ce protocole précise les responsabilités attendues à chaque étape de la gestion des incidents, y compris les mesures à prendre pour assurer la sécurité des données.

 

6. Rôles et responsabilités

 

A.        Jad Sawaya - QUÉBEC, son personnel, les membres de son équipe ou tout adjoint administratif, selon le cas

 

  • Assure la confidentialité des informations grâce à de bonnes pratiques de gestion de l’information. Il fournit notamment des lignes directrices, des formations et des instructions aux membres du personnel sur la collecte, l'utilisation, le stockage, la modification, la consultation, la communication et la destruction permise des renseignements personnels.
  • Adopte des mesures de protection appropriées pour réduire le risque d'incidents de confidentialité, par exemple la sécurité informatique, la mise à jour des politiques en matière de renseignements personnels, la formation du personnel, etc.
  • Dispose de méthodes standardisées pour le dépôt de documents contenant des informations personnelles.
  • Dispose de méthodes standardisées pour la conservation des documents contenant des renseignements personnels, notamment en ce qui concerne la procédure de numérisation.
  • Gère les accès physiques et informatiques aux informations personnelles, en fonction notamment de leur sensibilité.
  • Détruit en toute sécurité les informations personnelles. Il donne notamment des directives ou des instructions aux membres du personnel concernant le mode de destruction sécurisé, les délais de destruction, etc.

 

B.         Personne responsable de la protection des renseignements personnels

Conformément à la Loi, Jad Sawaya - QUÉBEC a nommé un responsable de la protection de la vie privée.

Il s'assure notamment que ces politiques sont respectées et qu'elles sont conformes à la réglementation applicable. Le nom et les coordonnées de cette personne apparaissent dans la rubrique « Réclamations ».

Le responsable de la protection de la vie privée est responsable de la gestion des incidents de confidentialité et, dans ce cadre, prend les actions prévues par la loi.

Le responsable de la protection de la vie privée traite les demandes d’accès et de rectification des informations personnelles. Il ou elle traite également les plaintes concernant le traitement des renseignements personnels par Jad Sawaya - QUÉBEC.

Le responsable de la protection de la vie privée est consulté dans le cadre d'une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée pour tout projet impliquant l'acquisition, le développement ou la refonte d'un système d'information ou la prestation électronique de services impliquant la collecte, l'utilisation, la divulgation, la conservation ou la destruction de renseignements personnels. Il peut suggérer des mesures pour assurer la protection des renseignements personnels dans le cadre d'un tel projet.

 

C.         Membres du personnel, de l'équipe ou tout assistant administratif

Un membre du personnel, de l'équipe de Jad Sawaya - QUÉBEC ou l'un des adjoints administratifs de Jad Sawaya - QUÉBEC ne peut prendre connaissance des renseignements personnels que dans la mesure où ceux-ci sont essentiels à l'exercice de ses fonctions ou de son mandat.

Le membre du personnel, de l'équipe ou tout adjoint administratif de Jad Sawaya - QUÉBEC:

  • Assure l'intégrité et la confidentialité des renseignements personnels détenus par Jad Sawaya - QUÉBEC.
  • Se conforme à toutes les politiques et directives de Jad Sawaya - QUÉBEC sur l'accès, la collecte, l'utilisation, la divulgation et la destruction des renseignements personnels et sur la sécurité de l'information, et se conforme aux instructions fournies.
  • Respecte les mesures de sécurité en place au poste de travail et sur tout équipement contenant des renseignements personnels.
  • Utilisez uniquement les équipements et logiciels autorisés par Jad Sawaya - QUÉBEC.
  • S'assure, le moment venu, que les renseignements personnels sont détruits de manière sécuritaire conformément aux instructions reçues. Signaler immédiatement à son supérieur tout acte dont il a connaissance et susceptible de constituer une violation avérée ou suspectée des règles de sécurité relatives aux renseignements personnels.

 

7. Droit d'accès, de rétractation et de rectification

Une personne (ou son représentant autorisé) peut demander accès à ses renseignements personnels détenus par Jad Sawaya - QUÉBEC. Une personne peut retirer à tout moment son consentement à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation de ses renseignements personnels. Ce retrait sera constaté par écrit.

Une personne peut demander à rectifier, dans un dossier la concernant, des renseignements personnels qu'elle estime inexacts, incomplets ou équivoques.

Une personne peut demander que les renseignements personnels détenus par Jad Sawaya - QUÉBEC soient transférés électroniquement à un tiers.

Jad Sawaya - QUÉBEC peut refuser une demande d'accès ou de rectification dans les cas prévus par la Loi (https://www.legisquebec.gouv.qc.ca/fr/document/lc/P-39.1).

 

8.  Plaintes

Une personne qui s'estime lésée peut déposer une plainte concernant le traitement de ses renseignements personnels par Jad Sawaya - QUÉBEC. Cette plainte sera traitée avec diligence par Jad Sawaya - QUÉBEC dans un délai maximum de 30 jours et une réponse écrite vous sera envoyée.

Pour faire une demande d'accès, de rectification de vos informations personnelles ou toute autre demande à laquelle vous avez droit, ainsi que pour introduire une réclamation relative au traitement des informations personnelles, veuillez contacter :


Jad Sawaya
575 Rue Bélec, Laval, QC, H7X 1L2
(514) 802-2011
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